Sự trì hoãn có giống như lười biếng?
Sự trì hoãn hay bị nhầm lẫn với lười biếng nhưng chúng thực sự rất khác nhau.
Trì hoãn là quá trình chủ động - bạn chọn làm một việc khác thay vì công việc mà bạn biết rằng bạn nên làm. Ngược lại, lười biếng ngụ ý sự thờ ơ, không hoạt động và sự không sẵn lòng hành động.
Trì hoãn thường liên quan đến việc bỏ qua một nhiệm vụ khó chịu nhưng có thể quan trọng hơn để làm một việc thú vị hoặc dễ dàng hơn.
Nhưng việc nhường chỗ cho sự xao lãng này có thể có những hậu quả nghiêm trọng. Ví dụ, ngay cả các trường hợp trì hoãn nhỏ cũng có thể khiến chúng ta cảm thấy tội lỗi hoặc xấu hổ. Nó có thể dẫn đến sự giảm năng suất và khiến chúng ta bỏ lỡ việc đạt được mục tiêu của mình.
Nếu chúng ta trì hoãn trong một khoảng thời gian dài, chúng ta có thể trở nên mất động lực và mất niềm tin vào công việc của mình, điều này có thể dẫn đến trầm cảm và thậm chí mất việc làm, trong những trường hợp nghiêm trọng.
5 bí quyết hàng đầu để loại bỏ sự trì hoãn
1. Bắt đầu nhỏ. Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành những phần nhỏ hơn và chọn một phần mà bạn có thể làm ngay bây giờ!
2. Lên kế hoạch. Đặt thời gian hoặc ngày thực hiện cho các nhiệm vụ quan trọng trong danh sách của bạn, để bạn biết phải tập trung vào cái gì và khi nào.
3. Hoàn thành. Khi bạn nhận thấy một công việc gần hoàn thành, hãy đổ thêm sức lực để hoàn thành nó. Đừng bị cám dỗ để lại nhiều công việc gần xong: hãy tận hưởng sự hài lòng khi đánh dấu chúng được hoàn thàh trong danh sách của bạn!
4. Đối mặt với sự xao lãng. Bạn có thể thay đổi gì về môi trường xung quanh để cải thiện sự tập trung của mình? Cần phải đặt những gì ngoài tầm tay cho đến khi nhiệm vụ này hoàn thành?
5. Đối xử tốt với bản thân. Không có ai có thể hoàn thành hết được danh sách công việc của mình! Hãy cố gắng đáp ứng các deadline và ăn mừng những thành công của bạn. Nhưng hãy thực tế: bạn luôn có nhiều việc hơn số giờ trong ngày để hoàn thành chúng.
Cách để vượt qua sự Trì Hoãn
Giống như hầu hết những thói quen khác, việc trì hoãn có thể được khắc phục. Hãy tuân theo các bước dưới đây để giúp bạn giải quyết và ngăn chặn sự trì hoãn:
Bước 1: Nhận ra rằng bạn đang trì hoãn
Bạn có thể trì hoãn một công việc vì bạn đã phải ưu tiên lại công việc của mình. Nếu bạn tạm thời trì hoãn một công việc quan trọng vì một lý do hợp lý, thì đó không hẳn là trì hoãn. Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu trì hoãn mọi thứ mãi mãi, hoặc chuyển hướng để tránh làm một công việc nào đó, thì bạn có thể coi đó là trì hoãn.
Bạn có thể được coi là đang trì hoãn nếu:
- Lấp đầy ngày của bạn với các nhiệm vụ không quan trọng.
- Để lại một mục trên danh sách công việc phải làm của bạn trong một thời gian dài, mặc dù nó quan trọng.
- Đọc email nhiều lần mà không quyết định làm gì với chúng.
- Bắt đầu một công việc ưu tiên cao và sau đó nghỉ đi uống cà phê.
- Dành thời gian của bạn cho những nhiệm vụ không quan trọng mà người khác yêu cầu bạn làm, thay vì tiếp tục làm những nhiệm vụ quan trọng đã có trong danh sách của bạn.
- Chờ đến khi "tâm trạng tốt," hoặc chờ đến "thời điểm đúng" để giải quyết một nhiệm vụ.
Bước 2: Biết được nguyên nhân của việc trì hoãn
Trước khi bạn có thể bắt đầu giải quyết vấn đề trì hoãn, bạn cần hiểu rõ nguyên nhân tại sao bạn lại trì hoãn.
Ví dụ, bạn có tránh một công việc cụ thể vì bạn thấy nó nhàm chán hoặc không thích. Nếu vậy, hãy thực hiện những bước để hoàn thành nhanh công việc đó, để bạn có thể tập trung vào những khía cạnh công việc mà bạn thấy thú vị hơn.
Tổ chức công việc kém có thể dẫn đến trì hoãn. Những người có kỹ năng tổ chức công việc tốt vượt qua được trì hoãn bởi vì họ sử dụng danh sách việc cần làm theo thứ tự ưu tiên và tạo lịch làm việc hiệu quả. Những công cụ này giúp bạn tổ chức công việc theo mức độ ưu tiên và theo thời hạn.
Dù bạn đã sắp xếp công việc một cách gọn gàng, bạn vẫn có thể cảm thấy áp lực từ một nhiệm vụ nào đó. Có thể bạn tự nghi ngờ khả năng của mình và lo lắng về việc thất bại, vì vậy bạn trì hoãn công việc và tìm niềm an ủi trong việc làm những công việc mà bạn biết bạn có khả năng hoàn thành.
Một số người sợ thành công như sợ thất bại. Họ nghĩ rằng thành công sẽ khiến họ bị áp lực bởi những yêu cầu để nhận thêm nhiều công việc.
Một điều đáng ngạc nhiên là những người hoàn hảo thường là những người trì hoãn công việc. Thường thì, họ thích tránh làm một công việc mà họ cảm thấy không có kỹ năng để thực hiện, thay vì làm nó một cách không hoàn hảo.
Một nguyên nhân chính khác của việc trì hoãn là ra quyết định kém. Nếu bạn không thể quyết định làm gì, bạn có thể trì hoãn việc hành động để tránh làm sai.
Bước 3: Sử dụng các chiến lược để loại bỏ sự trì hoãn
Sự trì hoãn là một thói quen - một mô thức hành vi đã được gắn bó sâu sắc với bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể không thể phá vỡ nó ngay lập tức. Thói quen chỉ dừng lại khi bạn tránh việc thực hành chúng, vì vậy hãy thử nhiều chiến lược dưới đây nhất có thể để tăng cơ hội thành công của bạn.
- Hãy tha thứ cho chính mình vì đã trì hoãn trong quá khứ. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự tha thứ bản thân có thể giúp bạn cảm thấy tích cực hơn về bản thân và giảm khả năng trì hoãn trong tương lai.
- Cam kết với công việc. Tập trung vào hành động, không tránh né. Ghi lại những nhiệm vụ bạn cần hoàn thành và xác định thời gian thực hiện chúng. Điều này sẽ giúp bạn tiếp cận công việc một cách chủ động.
- Hứa hẹn với bản thân một phần thưởng. Nếu bạn hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn đúng hạn, hãy thưởng cho bản thân bạn bằng một món quà nhỏ, như một miếng bánh hay một tách cà phê từ quán cà phê yêu thích của bạn. Và hãy chắc chắn bạn nhận ra cảm giác tuyệt vời khi hoàn thành mọi việc!
- Hãy nhờ ai đó kiểm tra và bám sát bạn. Áp lực từ đồng nghiệp sẽ giúp bạn! Đây là nguyên tắc đằng sau các nhóm hỗ trợ bản thân. Bạn có thể tìm cho mình một nhà huấn luyện (Business Coach) để có được các chiến lược thông minh và giúp bạn giữ cam kết để đạt được kết quả.
- Hãy hành động ngay khi có công việc. Xử lý những nhiệm vụ ngay khi chúng xuất hiện, thay vì để chúng tích tụ qua một ngày khác.
- Thay đổi cách nghĩ của bạn. Các cụm từ "cần phải" và "phải làm" ví dụ, ngụ ý rằng bạn không có sự lựa chọn trong việc bạn làm. Điều này có thể khiến bạn cảm thấy không có quyền tự quyết và thậm chí có thể dẫn đến tự huỷ hoại bản thân. Tuy nhiên, khi bạn nói "Tôi chọn" ngụ ý rằng bạn sở hữu một dự án và có thể khiến bạn cảm thấy kiểm soát công việc của mình hơn.
- Giảm thiểu sự sao nhãng. Hãy tắt email và mạng xã hội đi, và tránh ngồi ở gần Tivi khi bạn đang làm việc!
- Hãy cố gắng "ăn một con ếch" đầu tiên mỗi ngày! Hoàn thành những công việc mà bạn thấy ít dễ chịu nhất ngay từ đầu. Điều này sẽ giúp bạn có phần còn lại của ngày để tập trung vào công việc mà bạn thấy thoải mái hơn.
-
Nếu bạn trì hoãn vì không thích làm một việc nào đó, hãy cố gắng tập trung vào "trò chơi dài hạn." Nghiên cứu cho thấy những người hành động một cách ngẫu nhiên có khả năng trì hoãn cao hơn vì họ tập trung vào lợi ích ngắn hạn. Đối mặt với điều này bằng cách xác định những lợi ích dài hạn của việc hoàn thành công việc. Ví dụ, nó có thể ảnh hưởng đến đánh giá hiệu suất hàng năm của bạn hoặc thưởng cuối năm không?
Một cách khác để làm cho một công việc trở nên thú vị hơn là xác định các hậu quả không mong muốn của việc trì hoãn nó. Ví dụ, nếu bạn không hoàn thành công việc, điều gì sẽ xảy ra? Nó có thể ảnh hưởng đến mục tiêu cá nhân, nhóm hoặc tổ chức của bạn như thế nào?
Đồng thời, việc nhìn nhận lại công việc bằng cách xem xét ý nghĩa và sự liên quan của nó có thể hữu ích. Điều này sẽ tăng giá trị của công việc đối với bạn và làm cho công việc của bạn trở nên ý nghĩa hơn. Quan trọng nhất là phải nhận ra rằng chúng ta thường đánh giá quá mức sự khó chịu của một công việc. Vì vậy, hãy thử! Bạn có thể phát hiện ra rằng nó không tồi tệ như bạn nghĩ!
Nếu bạn trì hoãn vì bản thân tổ chức công việc không tốt thì đây là 6 chiến lược để giúp bạn về cách thức tổ chức công việc:
- Có một danh sách công việc cần làm. Điều này sẽ ngăn bạn "tiện" quên đi những công việc khó chịu hoặc quá tải.
- Ưu tiên danh sách công việc của bạn sử dụng Nguyên tắc Quan trọng/Khẩn cấp của Eisenhower. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định các hoạt động mà bạn nên tập trung, cũng như những hoạt động bạn có thể bỏ qua.
- Trở thành một chuyên gia về lập lịch trình và quy hoạch dự án. Nếu bạn đang làm một dự án lớn hoặc nhiều dự án cùng một lúc và bạn không biết bắt đầu từ đâu, những công cụ này có thể giúp bạn lên lịch thời gian một cách hiệu quả và giảm căng thẳng của bạn.
- Giải quyết những công việc khó khăn vào thời điểm có năng lượng cao. Bạn làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng hay buổi chiều? Xác định khi nào bạn hoạt động hiệu quả nhất và thực hiện những công việc bạn thấy khó khăn vào những thời điểm này.
- Đặt ra mục tiêu có thời hạn cho bản thân. Đặt những hạn chót cụ thể để hoàn thành công việc sẽ giúp bạn duy trì việc theo đuổi mục tiêu của mình, và có nghĩa là bạn không có thời gian để trì hoãn! (Đọc thêm: Cách thiết lập Mục tiêu SMART)
- Sử dụng ứng dụng quản lý công việc và thời gian. Có nhiều ứng dụng được thiết kế để giúp bạn tổ chức công việc hơn, như Trello chẳng hạn.
Nếu bạn thường trì hoãn các dự án vì bạn cảm thấy chúng quá khó khăn, hãy thử chia nhỏ chúng thành các phần để dễ quản lý hơn. Tổ chức dự án thành các công việc nhỏ hơn và tập trung vào việc bắt đầu chúng, thay vì tập trung vào việc hoàn thành chúng.
Trong cuốn sách "The Procrastination Cure" năm 2011 của mình, Jeffery Combs đề xuất giải quyết công việc trong những đợt hoạt động kéo dài 15 phút. Hoặc, bạn có thể tạo một Kế hoạch Hành động để tổ chức dự án của mình. Bắt đầu với những công việc nhanh chóng và nhỏ trước. Những "chiến thắng nhỏ" này sẽ mang lại cho bạn cảm giác thành công và làm cho bạn cảm thấy tích cực hơn và ít bị áp lực bởi dự án hoặc mục tiêu lớn hơn bạn đang hướng đến.
