Bạn thường xuyên rơi vào tình trạng không có thời gian hay không? Hàng tuần, hàng ngày, hàng giờ? Đối với nhiều người, dường như không bao giờ có đủ thời gian trong một ngày để hoàn thành mọi việc.
Khi bạn biết cách quản lý thời gian, bạn sẽ có được sự kiểm soát về những gì bạn đạt được.
Hãy tham gia bài kiểm tra tự đánh giá này để xác định những khía cạnh của quản lý thời gian mà bạn cần hỗ trợ nhiều nhất. Kết quả sẽ chỉ cho bạn những công cụ cụ thể để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Khi bạn trả lời các câu hỏi, hãy chọn phương án mà bạn cảm thấy phù hợp nhất với bản thân mình. Trả lời theo thực tế, không phải theo cách bạn nghĩ rằng mình nên làm. Khi bạn hoàn thành, hãy nhấn nút "hoàn thành" ở cuối bài kiểm tra.
Trong quá trình trả lời câu hỏi, bạn có thể nhận ra những khía cạnh mà bạn cần cải thiện trong việc quản lý thời gian.
Dưới đây là một tóm tắt nhanh chóng về những khía cạnh chính của quản lý thời gian đã được khám phá trong bài kiểm tra, và một hướng dẫn về các công cụ cụ thể mà bạn có thể sử dụng cho mỗi khía cạnh đó.
Thiết lập mục tiêu (Câu hỏi 6, 10)
Để bắt đầu quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn cần đặt ra mục tiêu. Khi bạn biết bạn đang đi đến đâu, bạn có thể xác định rõ những việc cần làm và thứ tự ưu tiên của chúng. Nếu không đặt ra mục tiêu đúng cách, bạn sẽ lãng phí thời gian cho những ưu tiên nhầm lẫn và mâu thuẫn.
Người ta thường bỏ qua việc đặt mục tiêu vì nó yêu cầu thời gian và công sức. Nhưng điều mà họ không nhận ra là một chút thời gian và công sức đầu tư vào việc này sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và sự căng thẳng trong tương lai.
Xác định sự ưu tiên (Câu hỏi 1, 4, 8, 12, 13, 14)
Xác định ưu tiên những việc cần làm là vô cùng quan trọng. Nếu không có việc này, bạn có thể làm việc chăm chỉ, nhưng bạn sẽ không đạt được kết quả mà bạn mong muốn vì những việc bạn đang làm không mang tính chiến lược dài hạn.
Hầu hết mọi người đều có một danh sách công việc cần làm. Vấn đề với nhiều danh sách này là chúng chỉ là một tập hợp những việc cần hoàn thành. Không có sự liên kết hay lý do cụ thể cho danh sách này và do đó, công việc mà họ thực hiện cũng không có cấu trúc. Vậy làm thế nào để bạn làm việc với các công việc trên danh sách - từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, từ dễ đến khó?
Để làm việc hiệu quả, bạn cần tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, có giá trị cao nhất. Như vậy, bạn sẽ không bị cuốn vào việc hoàn thành một công việc quan trọng khi deadline đến gần.
Quản lý sự gián đoạn (Câu hỏi 5, 9, 11)
Có một kế hoạch và biết cách ưu tiên là một chuyện, nhưng vấn đề tiếp theo là biết làm thế nào để giảm thiểu những gián đoạn mà bạn gặp phải trong suốt ngày làm việc. Rất nhiều người công nhận rằng những người quản lý ít khi có thời gian để làm việc mà không bị gián đoạn. Đó có thể là các cuộc gọi điện, yêu cầu thông tin, câu hỏi từ nhân viên và một loạt các sự kiện khác xuất hiện đột ngột.
Tuy nhiên, một số công việc yêu cầu bạn phải sẵn sàng để luôn giúp đỡ mọi người - việc bị gián đoạn là một phần tự nhiên và cần thiết của cuộc sống. Ở đây, hãy làm tất cả những gì bạn có thể để giảm thiểu nó, nhưng đảm bảo rằng bạn không làm người khác sợ hãi khi họ cần bạn giúp đỡ.
Sự trì hoãn (Câu hỏi 2)
"Để sau đi" đã dẫn đến sự suy sụp của nhiều nhân viên giỏi. Sau quá nhiều "để sau đi," công việc tăng lên đến mức mà bất kỳ nhiệm vụ nào cũng trở nên không thể vượt qua.
Trì hoãn là sự hấp dẫn nhưng cũng đáng sợ. Cách tốt nhất để đánh bại nó là nhận ra rằng bạn thực sự đang trì hoãn. Sau đó, bạn cần tìm hiểu lý do tại sao. Có thể bạn sợ thất bại? (Và một số người thực sự sợ thành công!)
Khi bạn đã biết tại sao bạn trì hoãn, bạn có thể lên kế hoạch để thoát khỏi thói quen đó. Thưởng cho bản thân khi hoàn thành công việc và thường xuyên nhắc nhở về những hậu quả khủng khiếp nếu không làm những nhiệm vụ nhàm chán đó!
Lập kế hoạch (Câu hỏi 3, 7, 15)
Một phần quan trọng của việc quản lý thời gian dựa vào việc lập kế hoạch hiệu quả. Khi bạn biết mục tiêu và ưu tiên của mình, bạn cần biết cách tạo ra một lịch trình giúp bạn theo kịp và giúp bạn thoát khỏi căng thẳng.
Điều này có nghĩa là hiểu rõ những yếu tố ảnh hưởng đến thời gian bạn có để làm việc. Bạn không chỉ cần lên lịch cho những nhiệm vụ ưu tiên, bạn còn phải để dành thời gian cho những gián đoạn và thời gian dự phòng cho những sự kiện bất ngờ khác có thể gây hỗn loạn cho lịch trình của bạn.
Lợi ích của quản lý thời gian không thể nói là quá quan trọng. Chúng ta đều cần kỹ năng quản lý thời gian để tận dụng tối đa cuộc sống và công việc, để có thể để dành không gian cho những điều quan trọng nhất đối với chúng ta. Thiếu quản lý thời gian, bạn sẽ liên tục phải đấu tranh để tìm thời gian để hoàn thành công việc.
Một vài lợi ích của việc quản lý thời gian bao gồm:
Quản lý thời gian đòi hỏi một cách tiếp cận cá nhân. Những kỹ thuật giống nhau sẽ không hiệu quả cho tất cả mọi người.
Một số người thấy hiệu quả nhất khi giải quyết những công việc khó khăn đầu tiên. Khái niệm "ăn con ếch" được đề xuất bởi tác giả Brian Tracy. Ý tưởng là đối mặt trực tiếp với công việc khó khăn, khó chịu nhất và hoàn thành nó ngay lập tức – sau đó, bạn sẽ ở trong tâm trạng tốt hơn để tiếp tục với phần còn lại của công việc mà không phải lo lắng về công việc khó khăn đó.
Người khác lại thấy có động lực hơn khi bắt đầu với những "chiến thắng nhanh chóng." Bắt đầu ngày của bạn bằng cách hoàn thành bất kỳ công việc nhiệm vụ nào trên danh sách công việc mà mất dưới năm phút. Bạn sẽ cảm thấy hài lòng khi thấy danh sách của mình giảm nhanh chóng.
Một công cụ cổ điển khác là Kỹ thuật Pomodoro. Được phát triển bởi Francesco Cirillo trong những năm 1980, ý tưởng là làm việc trong những khoảng thời gian ngắn (thường là 25 phút) và sau đó có một khoảng nghỉ ngắn. Tên của phương pháp này đến từ cái đồng hồ bếp hình cà chua cũ. Sau khi bạn hoàn thành bốn "pomodoro," hãy có một khoảng nghỉ lâu hơn.